Los peligros de los datos oscuros: cómo gestionarlos y mitigar los riesgos

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Los datos oscuros son un desafío importante en las empresas y no desaparecerán pronto. Afortunadamente, hay formas de reducir los datos oscuros y los riesgos que conlleva.

Una forma de ver los datos oscuros (o invisibles) es pensar en todos los archivos en papel dentro y fuera de las instalaciones, archivos almacenados en armarios y estantes, y cualquier otro tipo de información que no haya sido digitalizada, y que los empleados no pueden acceder fácilmente. A pesar de los recientes esfuerzos organizacionales de digitalización, todavía hay una gran cantidad de estos datos ocultos flotando.

También existe una definición más amplia y más simple de datos oscuros: cualquier dato del que no tenga visibilidad. Esto puede incluir información electrónica de la que quizás no tenga conocimiento, como mensajes instantáneos y transcripciones de videollamadas, o cualquier otro contenido que no se haya centralizado en un repositorio de datos que permita realizar búsquedas.

Los datos oscuros son datos que no están bajo administración o en un recurso corporativo donde se pueden descubrir. Una vez descubiertos, los datos oscuros ya no son datos oscuros.

Durante la pandemia de COVID, muchas organizaciones han estado trabajando en entornos remotos y altamente distribuidos. Esto ha impulsado el crecimiento de los datos oscuros.

Los empleados usan portátiles designadas por la empresa para todo, desde videollamadas hasta compartir documentos y acceder al correo electrónico. Esto crea una cantidad excesiva de datos oscuros que se avecinan en el almacenamiento de la empresa. Además, los empleados pueden copiar contenido centralizado en sus portátiles locales y no cargarlo después de modificarlo.

El problema con la creciente cantidad de datos oscuros siempre será administrarlos y asegurarse de que se revisen y aprovechen adecuadamente para fines de inteligencia empresarial y gobernanza. Además, cuando los empleados dejan el negocio, las empresas corren el riesgo de perder la propiedad intelectual o la memoria corporativa al perder datos oscuros.

No tener sus datos oscuros bajo administración puede crear riesgos legales, de seguridad y de cumplimiento. ¿Qué pasa si su empresa está en una demanda y debe obtener estos datos como parte del proceso de descubrimiento legal?

En segundo lugar, no tener acceso a datos oscuros puede llevar a los tomadores de decisiones clave a tomar decisiones equivocadas para la organización.

Tercero, puede resultar un desperdicio significativo. Este desperdicio viene en forma de pérdida de productividad de los empleados porque les llevará más tiempo buscar y obtener la información que necesitan. Los costos de almacenamiento también aumentan, porque almacenar datos sin usarlos es un desperdicio.

En cuarto lugar, el problema de los datos oscuros contribuye a los silos de datos empresariales. 

Un enfoque proactivo que las empresas pueden usar para reducir los datos oscuros es crear políticas de protección de datos para los empleados y capacitar y volver a capacitar a los empleados sobre estas políticas.

También se pueden realizar auditorías para garantizar que los datos (y los cambios de datos) estén sincronizados entre las estaciones de trabajo individuales y los repositorios de datos centrales.

Ambos pasos pueden ayudar a eliminar los "agujeros oscuros" en la información empresarial que crean los datos oscuros.

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