Una compañía médica potencia la colaboración y la innovación con OpenText™

Al operar en una industria altamente regulada, la gestión de documentos es una capacidad crucial para esta empresa de diagnósticos sanitarios. Los equipos de toda la empresa, desde investigación y desarrollo hasta ventas y marketing, necesitan un acceso rápido a la información para desempeñar sus funciones.

 “Necesitamos poner los documentos a disposición de nuestras partes interesadas de una manera segura y bien gobernada. Como fabricante de dispositivos médicos, el público al que van dirigidos nuestros documentos no son solo nuestros equipos internos y nuestros reguladores; también necesitamos que la información del producto sea accesible al público”, explica un portavoz de la empresa.

En el pasado, la empresa utilizaba varios repositorios diferentes para administrar y publicar contenido, incluidas unidades compartidas y herramientas de gestión de documentos especialmente diseñadas. Sin embargo, este enfoque dificultaba que los equipos de toda la empresa global colaboraran de manera efectiva.

“Estábamos utilizando varios repositorios separados, lo que generaba duplicación de documentos y dificultades significativas con el control de versiones”, asegura el portavoz. “Además de los posibles riesgos de cumplimiento, vimos que la gestión de documentos en silos era una oportunidad perdida para la colaboración. Para facilitar que nuestros equipos globales trabajaran juntos, decidimos estandarizar nuestros flujos de trabajo de gestión de documentos. El objetivo era fortalecer el cumplimiento, mejorar la eficiencia operativa y facilitar la innovación”.

Un enfoque estandarizado para la gestión de contenidos

Durante muchos años, la empresa de diagnósticos había utilizado OpenText™ Extended ECM para almacenar y gestionar documentos de misión crítica desde sus sistemas empresariales SAP. Basándose en sus experiencias positivas con la solución, la empresa decidió ampliar y mejorar las capacidades de gestión de documentos existentes.

“Ya estábamos utilizando Extended ECM para almacenar documentos como facturas, notas de crédito y documentos de envío”, afirma el portavoz. “Vimos que el complemento OpenText™ Document Control era la forma óptima de ofrecer las capacidades que queríamos, al tiempo que nos permitía seguir beneficiándonos de las capacidades de seguridad de Extended ECM”.

Al trabajar con OpenText, la empresa de diagnósticos rápidamente se alineó con un enfoque compartido y estandarizado para la gestión de contenido empresarial. Como primer paso en su transformación de la gestión de la información, la empresa implementó y configuró Document Control para que actuara como su plataforma central para políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo.

Con el apoyo de OpenText, la empresa continuó incorporando más tipos de documentos a la plataforma central. Implementó dos repositorios de contenido adicionales: uno para documentos técnicos y otro para documentos del ciclo de vida del desarrollo de software. Hoy, la empresa administra todo, desde esquemas de diseño de productos hasta folletos de marketing, promociones y materiales publicitarios utilizando Extended ECM y Document Control.

“Una de las grandes ventajas de pasar a un repositorio central es que podemos mejorar nuestra capacidad de gestionar la información a lo largo de todo el ciclo de vida”, comenta el portavoz.

La empresa ha consolidado varios sistemas de gestión de documentos en uno solo, reemplazando los procesos manuales y duplicados por un enfoque único y optimizado. Hoy, los equipos de investigación y desarrollo, el personal de asuntos regulatorios y control de calidad, y muchos más, utilizan la plataforma OpenText para respaldar su trabajo diario.

En el pasado, los procesos manuales de gestión de documentos significaban que preparar y publicar contenido requería mucho tiempo y trabajo. Hoy, la solución OpenText permite a la empresa publicar y actualizar contenido más rápido que nunca.

“Desde que implementamos la solución OpenText, hemos visto una reducción de más del 50% en los procesos manuales y duplicados”, confirma el portavoz. “Hemos pasado de días de tiempo de preparación para publicar y modificar contenido a solo minutos. Si necesitamos hacer correcciones al contenido en nuestros canales públicos, nuestros administradores de contenido pueden implementar los cambios en tan solo cinco minutos, hasta un 99% más rápido que antes”.

Descubre la ventaja de la información

OpenText, The Information Company™, permite a las organizaciones obtener información a través de soluciones de gestión de la información líderes en el mercado, impulsadas por OpenText Cloud Editions. OpenText potencia y protege la información para aumentar la ventaja competitiva de cada organización. Tras la reciente adquisición de Micro Focus, OpenText ofrece a los clientes una cartera ampliada de soluciones en contenido, red empresarial, experiencia digital, seguridad, análisis e IA, modernización de aplicaciones, gestión de operaciones y API para desarrolladores. Las soluciones de OpenText y su equipo de 25.000 expertos en gestión de la información en todo el mundo ayudan a los clientes a simplificar sus sistemas, conectar sus datos, construir una automatización sin fricciones y prosperar en un mundo multicloud. En julio 2023 OpenText ha lanzado "opentext.ai", un nuevo enfoque estratégico para impulsar a los clientes a resolver problemas complejos mediante la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) y Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) con el software de Gestión de la Información de OpenText.