Widewaters desbloquea la eficiencia de la gestión de contenido con OpenText™ Extended ECM

Widewaters es una inmobiliaria integrada verticalmente con más de 50 años de experiencia en el desarrollo, construcción, adquisición y gestión de propiedades minoristas, hoteleras, residenciales y de oficinas/industriales en Norteamérica. Según Timothy Carroll, vicepresidente de tecnología de la información de The Widewaters Group, “a largo plazo, nuestro objetivo es hacer crecer nuestras operaciones de desarrollo inmobiliario comercial. Para alcanzar ese objetivo, es fundamental que todas nuestras líneas de negocio funcionen de la forma más eficiente posible”.

En el pasado, Widewaters aprovechaba diferentes sistemas y procesos comerciales para gestionar cada uno de sus verticales. Los empleados dependían de complejas planillas de cálculo para realizar un seguimiento de la información relacionada con el proyecto. También dedicaban tiempo a buscar en las bandejas de entrada de correo electrónico y en las unidades compartidas las últimas versiones de los documentos clave. Como resultado, se producía una duplicación significativa tanto de contenido como de esfuerzos, y la formación de los nuevos empleados para que se desenvolvieran en el panorama del almacenamiento era un proceso largo.

“Vimos una gran oportunidad de impulsar la eficiencia en toda la organización al pasar a procesos estandarizados e integrados en áreas como contabilidad, recursos humanos y legal, impulsados ??por una nueva solución ERP para todo el grupo”, continua Carroll. “Al mismo tiempo, decidimos optimizar nuestro enfoque de gestión de documentos reemplazando nuestros repositorios de almacenamiento distribuidos por una única plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM)”.

Reemplazo de sistemas de gestión de contenido heredados

Widewaters evaluó una variedad de posibles soluciones. Tras una evaluación exhaustiva, Widewaters seleccionó OpenText™ Extended ECM como la base para su plataforma de gestión de contenido centralizada.

“Establecimos varios criterios de selección para una nueva solución de ECM, incluido un control de versiones sólido, almacenamiento centralizado y búsqueda rápida y precisa”, apunta Carroll. “A través de nuestro trabajo con Wisteria IT, determinamos que OpenText Extended ECM cumplía con todos nuestros requisitos clave de gestión de contenido. La integración con nuestra suite Microsoft 365 y la capacidad de integrarse con nuestro sistema ERP en el futuro fueron factores importantes en nuestra decisión de implementar OpenText Extended ECM, ya que estas capacidades hacen que sea más fácil que nunca para los empleados almacenar y acceder a los documentos”.

Con Extended ECM, los empleados de Widewaters pueden acceder a los documentos a través de aplicaciones conocidas como Microsoft Teams, mientras que la información se almacena de forma segura en segundo plano en el repositorio OpenText. Al utilizar flujos de trabajo automatizados en la nueva solución, la empresa puede optimizar muchos de sus procesos basados ??en documentos.

“Tenemos una estructura organizativa compleja con cientos de entidades legales y contables”, explica Carroll. “La integración entre nuestras soluciones OpenText y Microsoft es clave para respaldar y simplificar nuestros flujos de trabajo; ayuda a que el contenido llegue al lugar correcto en todo momento. Podemos usar nuestras soluciones Microsoft y OpenText para hacer todo”.

Mayor productividad y eficiencia

Al reemplazar múltiples repositorios de contenido heredados con una solución central de OpenText, Widewaters está reduciendo sus costes operativos y mejorando significativamente la productividad de los empleados. Al utilizar carpetas virtuales en los espacios de trabajo empresariales de Extended ECM, Widewaters ofrece a cada usuario una selección personalizada de contenido en función de los requisitos específicos de su función. Al utilizar las capacidades de intercambio de datos de la solución, Widewaters también hace que sea más fácil que nunca para los empleados enviar documentos de forma segura a socios externos autorizados.

Con OpenText Extended ECM, Widewaters utiliza activadores basados ??en eventos para automatizar muchos flujos de trabajo clave, incluida la gestión de registros de empleados. Cada vez que se incorpora un empleado al sistema de RR. HH. de la empresa, la solución OpenText crea automáticamente una carpeta para el nuevo empleado en función de plantillas preconfiguradas. Cuando los empleados abandonan la empresa, la solución archiva las carpetas pertinentes.

Widewaters ve oportunidades valiosas para automatizar más procesos relacionados con documentos en el futuro, y la empresa continúa trabajando con Wisteria IT para mejorar sus capacidades.

“Con OpenText y Wisteria IT, estamos transformando Widewaters en una organización más optimizada y basada en datos”, concluyó Carroll. “Cada vez que presentamos un nuevo flujo de trabajo automatizado impulsado por OpenText Extended ECM, hay un entusiasmo genuino en la empresa. La solución está ayudando a nuestros equipos a mejorar aún más en lo que hacen, y esperamos seguir construyendo sobre lo que hemos logrado”.

Descubre la ventaja de la información

OpenText, The Information Company™, permite a las organizaciones obtener información a través de soluciones de gestión de la información líderes en el mercado, impulsadas por OpenText Cloud Editions. OpenText potencia y protege la información para aumentar la ventaja competitiva de cada organización. Tras la reciente adquisición de Micro Focus, OpenText ofrece a los clientes una cartera ampliada de soluciones en contenido, red empresarial, experiencia digital, seguridad, análisis e IA, modernización de aplicaciones, gestión de operaciones y API para desarrolladores. Las soluciones de OpenText y su equipo de 25.000 expertos en gestión de la información en todo el mundo ayudan a los clientes a simplificar sus sistemas, conectar sus datos, construir una automatización sin fricciones y prosperar en un mundo multicloud. En julio 2023 OpenText ha lanzado "opentext.ai", un nuevo enfoque estratégico para impulsar a los clientes a resolver problemas complejos mediante la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) y Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) con el software de Gestión de la Información de OpenText.