Binders mejora su eficiencia operativa con OpenText™ Extended ECM

Fundada en 1993 y con operaciones en toda Letonia, Binders se especializa en proyectos de infraestructura pública, incluidas carreteras, ferrocarriles y pistas de aterrizaje. "Cada año, trabajamos en aproximadamente 60 proyectos de construcción en toda Letonia", explica Verners Jonats, director de desarrollo comercial de Binders. "De cara al futuro, nuestro objetivo es desempeñar un papel destacado en iniciativas como Rail Baltica, un proyecto de infraestructura de transporte ferroviario en terrenos no urbanizados que conectará los Estados bálticos con la red ferroviaria europea".

Para presentar ofertas exitosas para nuevos proyectos de infraestructura pública, Binders debe demostrar su capacidad para cumplir con los plazos y el presupuesto. Con nuevas oportunidades importantes como Rail Baltica en el horizonte, la empresa quiere asegurarse de que su oferta sea lo más competitiva posible. “Los proyectos públicos representan alrededor del 90% de nuestra cartera y, para hacer crecer nuestro negocio, queremos ganar más de estos proyectos cada año”, añade Jonats.

Anteriormente, Binders dependía casi exclusivamente de documentos en papel para impulsar sus operaciones: desde la licitación de proyectos y la elaboración de planes de ingeniería hasta el pago a proveedores y la preparación de informes regulatorios. La empresa reconoció que pasar a flujos de trabajo digitales aceleraría significativamente sus procesos comerciales centrales, lo que la ayudaría a asumir más proyectos cada año y, al mismo tiempo, mantener bajos los costes. Binders encontró la solución óptima para mejorar sus operaciones utilizando la solución de gestión de contenido OpenText™ Extended ECM. Con la nueva plataforma, la empresa obtiene un repositorio central único para almacenar todos los documentos comerciales clave, ampliado con flujos de procesos digitales de extremo a extremo.

“Una de las diferencias más sorprendentes que he notado entre OpenText y otras herramientas es la flexibilidad de la solución OpenText”, comenta Jonats. “Con Extended ECM es muy fácil crear flujos de trabajo digitales personalizados para respaldar nuestros procesos comerciales, incluso flujos de trabajo complejos como el de probar muestras de materiales de construcción en nuestro laboratorio”.

Mayor velocidad, eficiencia y agilidad

En los cinco años transcurridos desde que se implementó, Binders ha aprovechado la solución de OpenText para gestionar más de 177.000 documentos relacionados con proyectos de forma más eficiente que nunca. “Muchos de nuestros 500 empleados colaboran en documentos dentro de flujos de trabajo digitales rastreables, lo que significa que prácticamente hemos eliminado el riesgo de extraviar documentos en papel”, afirma Jonats. “Nuestra iniciativa de digitalización también hace que las actividades de auditoría rutinarias sean mucho menos laboriosas. En lugar de buscar entre miles de registros en papel, podemos dar a los auditores acceso a información que se puede buscar fácilmente en OpenText”.

La gestión de contenido de OpenText permite a Binders alcanzar sus objetivos de velocidad, eficiencia y agilidad, lo que agudiza la ventaja competitiva de la empresa a la hora de presentar ofertas para nuevos proyectos.

“Nuestra solución OpenText nos permite trabajar más rápido que nunca sin comprometer la calidad”, confirma Jonats. “Por ejemplo, al conectarnos con el sistema de información de construcción regulado por el estado donde se envían todos los documentos oficiales, aceleramos la entrega de documentos posteriores al proyecto en un 50 %, y nuestros equipos en el lugar ahora pueden solicitar pruebas de materiales de construcción desde sus smartphones al instante. Gracias a la eficiencia que hemos obtenido con OpenText, estamos seguros de que podemos hacer crecer nuestro negocio sin aumentar la plantilla de back office y al mismo tiempo cumplir con los requisitos estatales”.

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