Por qué Shadow IT es su mejor amigo en el lugar de trabajo digital

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Cuando se produjo la pandemia, muchos empresarios tuvieron que encontrar rápidamente nuevas formas de colaborar. Pero el uso de herramientas no aprobadas (también conocidas como TI en la sombra) conlleva riesgos. ?La TI en la sombra no es una solución permanente. Sin embargo, ha demostrado ser una poderosa herramienta de creación de prototipos y deberíamos tratar de aprender de ella en lugar de simplemente bloquearla.

A pesar de los riesgos de la TI en la sombra, es difícil condenar cuando las personas solo están tratando de hacer su trabajo de manera eficiente. 

Más allá del potencial aumento de la productividad, el principal valor de la TI en la sombra es que actúa como un piloto gratuito. Permite a las organizaciones experimentar con nuevos servicios y nuevas formas de trabajo que serían difíciles de despegar formalmente.

Incluso cuando la TI corporativa puede ver el potencial de una herramienta, encontrar un caso de uso convincente por adelantado puede ser difícil y cuantificar el ROI es un arte oscuro. Por el contrario, descubrir un uso exitoso de la TI en la sombra es un caso en el que el valor ya se ha demostrado.

Un caso de uso alternativo puede ser valioso si la organización decide expandirse: proporciona una historia de éxito interna para dar a las personas una idea de los beneficios y crea un núcleo de campeones autodidactas que pueden ayudar a capacitar a otros.

Hay buenas razones para no permitir que las instancias de TI en la sombra se prolonguen demasiado. La seguridad puede ser inferior al estándar. Auditoría y elaboración de informes casi imposible. También puede crear silos si diferentes partes de la organización no pueden colaborar o usar la búsqueda porque se han topado con diferentes plataformas.

La mejor manera de seguir adelante es alejarse de la herramienta específica y preguntarse "¿qué podemos aprender sobre las necesidades comerciales aquí?" A veces, habrá una alternativa de nivel empresarial (muchas aplicaciones para empleados tienen capacidades de mensajería excelentes y seguras). A veces, puede que solo se trate de formación.

Permitir el margen suficiente para mantener la innovación en marcha significa ser comprensivo con los problemas que los empleados están tratando de resolver, pero también educarlos sobre los riesgos que puede implicar su solución específica. En lugar de prohibir la tecnología, tal vez establezca pautas para un uso seguro en el ínterin. Después de todo, almacenar los planes de la fiesta de verano en Dropbox probablemente no sea tan arriesgado.

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