La importancia clave de inventariar los datos

Antes, administrar datos solía ser mucho más simple. Después de aprovisionar el almacenamiento y configurar derechos de acceso se realizaría una copia de seguridad y archivaría los datos. Pero eso fue mucho antes de que las tendencias de TI como el cumplimiento, la privacidad, la prevención de pérdida de datos, el gobierno de datos y otras comenzaran a dictar nuevas preocupaciones y políticas de gestión de datos.

Además, está el crecimiento de los propios datos, tanto en dispositivos de almacenamiento en red como en la nube. Hoy en día, las organizaciones almacenan más datos basados en archivos que nunca y asignan a los departamentos de TI la tarea de abordar este crecimiento. Antes de que pueda abordar cualquiera de estos desafíos, primero debe saber qué está almacenando; ahí es donde la herramienta NetIQ File Reporter de Micro Focus, ahora OpenText, puede ayudarle. Hay 10 razones para adoptarla:

1.Recopile información de almacenamiento en una empresa compleja. File Reporter es una solución de informes empresariales diseñada para examinar e informar sobre petabytes o incluso exabytes de datos; en otras palabras, millones de archivos, directorios y subdirectorios dispersos por su red y la nube de Microsoft 365.

2. Use menos almacenamiento. Puede generar diferentes informes de datos de archivos para saber quién consume más almacenamiento, qué archivos almacenan, cuándo accedieron por última vez a los archivos almacenados y mucho más.

3. Mejore la gobernanza de datos. Antes de implementar mandatos de gobierno de datos para almacenar, archivar y proteger sus datos, primero debe saber qué datos tiene y su relevancia para su organización. Las capacidades integrales de informes de archivos en File Reporter le permiten saber qué medidas de gobierno de datos podría querer abordar de inmediato.

4. Aborde el cumplimiento. Las regulaciones basadas en la privacidad especifican quién puede acceder a los archivos confidenciales, dónde deben almacenarse y cuánto tiempo deben conservarse. File Reporter puede identificar fácilmente quién tiene acceso a áreas en la red o a la nube de Microsoft 365 donde almacena sus archivos más confidenciales.

5. Analice el acceso al almacenamiento. Los informes de permisos pueden ayudarlo a abordar el cumplimiento de las normas de privacidad y seguridad de datos al especificar los permisos asignados. También puede saber a qué archivos puede acceder un usuario específico.

6. Archivar y eliminar de forma inteligente. No tiene mucho sentido mantener archivos no relevantes en el almacenamiento principal. File Reporter informa cuándo se creó un archivo, se modificó por última vez y se accedió por última vez. Con esta información, puede determinar si desea mantener el archivo en el almacenamiento principal, archivarlo o eliminarlo.

7. Comprenda el crecimiento de su red. Los informes de tendencias pueden mostrar la velocidad a la que está creciendo el contenido de los recursos de red compartidos. Luego, puede abordar este crecimiento eliminando los datos antiguos del almacenamiento principal o determinando cuándo necesitará comprar almacenamiento de red adicional.

8. Descubra archivos redundantes. Un objetivo principal para cualquier organización decidida a limitar el uso del almacenamiento en red es eliminar las versiones duplicadas de los archivos. Dos tipos de informes de archivos duplicados, incluido uno realizado a través de hashes basados en contenido, indican versiones duplicadas de archivos y sus ubicaciones.

9. Medir los costes de almacenamiento. Los informes de costes de almacenamiento indican los costos de almacenamiento según los precios que establezca por MB, GB o TB. Puede utilizar estos informes para determinar qué usuarios o grupos le están costando más debido al uso de su almacenamiento.

10. Aprenda dónde se encuentran los archivos. A medida que los dispositivos de almacenamiento nuevos y más grandes reemplazan a los antiguos en el centro de datos, los archivos tienden a reubicarse. File Reporter puede ayudarlo a ubicar estos archivos movidos u olvidados hace mucho tiempo a través de una serie de tipos de informes integrados o mediante un informe de consulta personalizada.

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