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Estrategias para detener Shadow IT en la empresa

  • Security and Risk Management

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Cuando los empleados usan aplicaciones no autorizadas para realizar el trabajo, se conoce comúnmente como "TI en la sombra".

Shadow IT se está convirtiendo en un tema cada vez más apremiante, ya que la nube ha brindado un fácil acceso a las herramientas SaaS, muchas de las cuales se ofrecen como modelos freemium. Los departamentos de TI no solo encuentran pequeños grupos de usuarios, ahora están encontrando departamentos completos o unidades de negocios, aprovechando aplicaciones no autorizadas (un informe de Gartner de 2017 estima que los departamentos de TI desconocen el 20 al 50% del gasto de la organización en aplicaciones).

Shadow IT invade una organización por múltiples razones. Los usuarios simplemente pueden estar más familiarizados con otra aplicación o, a menudo, las herramientas autorizadas no proporcionan la funcionalidad que necesitan.

Estos usuarios solo están tratando de hacer su trabajo. Pero si bien no existe una intención maliciosa, la TI en la sombra puede tener graves consecuencias para las organizaciones. Debido a que estas herramientas no están autorizadas, los datos que contienen no están protegidos por TI ni se administran de acuerdo con las normativas de la industria que debe cumplir la organización, lo que significa que las fugas de datos y la exposición de información confidencial es solo una cuestión de tiempo.

Las organizaciones tienen herramientas y métodos a su disposición para ayudar a reducir y eliminar este uso no autorizado de la TI en la sombra. Sin embargo, también hay una manera de poner fin a la TI en la sombra que respeta las necesidades de las personas en cuanto a la funcionalidad y el acceso a la información.

A continuación, exploraremos siete prácticas recomendadas para detener la TI en la sombra.

1.  Descubra el alcance del Shadow IT

2. Comunicarse con liderazgo organizacional para:

  • Informarles qué equipos están usando la TI de la sombra.
  • Determinar dónde debe vivir la información actualmente en herramientas no autorizadas dentro de su plataforma
  • Comenzar a planificar soluciones de productividad para usuarios finales

3. Ayudar a las personas a superar los desafíos con la plataforma actual a través de la capacitación.

4. Ofrecer un canal de retroalimentación. Solicitar que el contenido se mueva a la plataforma deseada.

5. Comenzar a trabajar con personas para hacer la transición de su contenido.

6. Mueva el contenido aplicable a espacios de trabajo de colaboración apropiados y seguros

7. Establezca una fecha de finalización y finalice el acceso de red a las plataformas de TI en la sombra

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