Seis consideraciones clave a la hora de elegir una plataforma de gestión de contenido en la nube

Cuando se trata de soluciones de gestión de contenido, las organizaciones pueden estar de acuerdo en una cosa: la nube es el camino a seguir. Una encuesta realizada por Foundry Research descubrió que el 96% de los responsables de la toma de decisiones tecnológicas calificaron la importancia de la disponibilidad de una opción SaaS con un "7" o superior (en una escala de 10 puntos), y el 61% calificó la disponibilidad como "crítica".

Actualmente el 74% de las organizaciones están buscando la solución de gestión de contenido en la nube más adecuada. Lo más atractivo de trasladar la gestión de contenidos a la nube depende de a quién se le pregunte. Los propietarios y responsables de negocio citan mejoras en la eficiencia y la productividad, como la mejora de las experiencias de los clientes y el impulso de la colaboración, mientras que, para TI, la motivación proviene de la eficiencia de costes (62%) y la facilidad de administración y mantenimiento (52%).

He aquí una lista de preguntas a considerar a la hora de seleccionar la solución más adecuada:

1: ¿Un solo proveedor satisfará sus necesidades?

Al evaluar los sistemas de gestión de contenido en la nube, es importante pensar en todo el ciclo de vida del contenido y en qué capacidades están integradas en comparación con las que se venden por separado o pueden requerir una solución separada. Algunas plataformas requieren soluciones complementarias para abordar diversos casos de uso, necesidades de línea de negocio o requisitos de contenido específicos de la industria, lo que genera múltiples productos de múltiples proveedores y agrega complejidad. Asociarse con un único proveedor de gestión de contenido en la nube le permite escalar con facilidad, aprovechando las capacidades adicionales para gestionar los procesos empresariales de principio a fin en la nube.

2: ¿Se admitirá todo el ciclo de vida del contenido?

Las plataformas de gestión de contenido simplifican las interacciones de los usuarios con el contenido, pero el ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta el archivo o la eliminación, puede ser bastante complejo. Además de gestionar la forma en que se distribuye, utiliza y analiza la información en toda la organización, un enfoque integral de gestión de contenido en la nube aporta el mismo nivel de inteligencia, automatización y control a todo el ciclo de vida del contenido. Algunas preguntas a hacer a los proveedores son: ¿Podemos unificar la captura de contenido en todos los departamentos y ubicaciones? ¿Podemos almacenar de forma segura todo el contenido en la nube? ¿Tenemos la flexibilidad para agregar capacidades a los flujos de trabajo comerciales existentes, como las firmas digitales?

3: ¿Los metadatos se aplican de forma coherente al contenido basado en la nube?

Al considerar la posibilidad de trasladar la administración de contenido a la nube, determine si los metadatos son una capacidad nativa dentro de la plataforma. ¿Por qué es importante esto? La capacidad de identificar y extraer automáticamente metadatos del contenido aumenta su usabilidad, lo que facilita su captura, procesamiento, organización y búsqueda, proporcionando una estructura y un control muy necesarios. Además, una plataforma que utiliza múltiples tecnologías de clasificación para enriquecer el contenido aprovecha las etiquetas de metadatos para identificar la información correcta dentro del contenido no estructurado y permitir el análisis y el resumen impulsados por IA.

4: ¿La plataforma está preparada para GenAI?

La encuesta de Foundry Research reveló que el 98% de los responsables de la toma de decisiones quieren aprovechar la IA generativa con una solución de gestión de contenido en la nube. Pregunte a los proveedores si ofrecen funcionalidad lista para usar para que GenAI esté disponible para los usuarios desde el primer día. Y considere si usan un asistente GenAI incorporado para ayudar con tareas como la búsqueda y el descubrimiento de contenido. Además, pregunte sobre la evolución de las capacidades de IA y los planes de hoja de ruta para nuevas formas de visualizar, comprender y utilizar datos, como la creación de gráficos y la IA agentica.

5: ¿Qué integraciones prediseñadas y personalizadas están disponibles?

Foundry Research descubrió que la principal preocupación que impide a las empresas adoptar soluciones de gestión de contenido en la nube son las integraciones tecnológicas. Con procesos empresariales que abarcan múltiples sistemas empresariales, como CRM y ERP, es imprescindible integrar la gestión de contenido en la nube con las aplicaciones líderes, como Salesforce, SAP y Microsoft, mostrando el contenido en contexto. Pregunte a los proveedores sobre las integraciones prediseñadas para aplicaciones empresariales comunes, así como sobre las opciones de conectores personalizados a través de las API. La atención debe centrarse en profundizar en las integraciones para que el trabajo diario sea más sencillo y eficiente, reuniendo todos los aspectos de la gestión de contenidos (experiencia de usuario, datos, contenido, roles/permisos y eventos de cambio) con un flujo bidireccional y en tiempo real.

6: ¿Es la gobernanza automatizada y defendible?

Para el contenido de su organización, la seguridad sólida y la gobernanza de la información no son negociables, lo que requiere protección de datos desde la generación y captura de documentos hasta el almacenamiento a largo plazo. Una solución de gestión de contenido en la nube debe ofrecer una gestión integral del ciclo de vida del contenido para todos los registros corporativos y, al mismo tiempo, garantizar una gobernanza transparente. Además, para aprovechar GenAI al máximo, los servicios de contenido y la gestión de la información bien administrados deben clasificar adecuadamente el contenido y aplicar controles de políticas y permisos para un acceso seguro a GenAI.

OpenText™ fue reconocido recientemente por su innovación en plataformas de contenido, al ser nombrado Líder en The Forrester Wave: Content Platforms, Q1 2025 por su solución  OpenText™ Content Management. El informe afirma que "los clientes que buscan un conjunto sólido de capacidades de automatización y gobernanza de contenido mejoradas por IA con opciones flexibles de implementación en la nube deberían considerar OpenText".

Descubre la ventaja de la información

OpenText, The Information Company™, permite a las organizaciones obtener información a través de soluciones de gestión de la información líderes en el mercado, impulsadas por OpenText Cloud Editions. OpenText potencia y protege la información para aumentar la ventaja competitiva de cada organización. Tras la reciente adquisición de Micro Focus, OpenText ofrece a los clientes una cartera ampliada de soluciones en contenido, red empresarial, experiencia digital, seguridad, análisis e IA, modernización de aplicaciones, gestión de operaciones y API para desarrolladores. Las soluciones de OpenText y su equipo de 25.000 expertos en gestión de la información en todo el mundo ayudan a los clientes a simplificar sus sistemas, conectar sus datos, construir una automatización sin fricciones y prosperar en un mundo multicloud. En julio 2023 OpenText ha lanzado "opentext.ai", un nuevo enfoque estratégico para impulsar a los clientes a resolver problemas complejos mediante la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) y Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) con el software de Gestión de la Información de OpenText.