SCHOOT agiliza su facturación con OpenText™ Vendor Invoice Management para soluciones SAP

Fundada como una pequeña fábrica de vidrio en Alemania, SCHOTT ha crecido hasta convertirse en una de las empresas líderes en vidrios especiales y tecnología de materiales. Con más de 17.000 empleados altamente cualificados que trabajan en más de 30 países, la empresa produce componentes de alta calidad y materiales avanzados, incluidos vidrios especiales y polímeros para una amplia gama de sectores industriales.

A través de su compromiso con la innovación en investigación y desarrollo, la excelencia en la fabricación y un servicio al cliente receptivo, SCHOTT está creciendo rápidamente. Para mantener las operaciones administrativas fluidas durante un período de importante expansión, la empresa tenía como objetivo garantizar que sus equipos de cuentas por pagar (AP) pudieran procesar mayores volúmenes de facturas de proveedores de manera oportuna.

En el pasado, SCHOTT dependía en gran medida de procesos de AP basados ??en papel. En los centros de servicios compartidos de la empresa, los profesionales de AP reingresaban manualmente los datos de las facturas en papel en el sistema SAP de la empresa.

“Debido a la tasa de crecimiento empresarial en SCHOTT, necesitábamos adaptarnos a los aumentos anuales de nuestros volúmenes de facturas. Para mantener nuestras operaciones de AP ágiles y eficientes, estábamos ansiosos por encontrar una manera de manejar este crecimiento mediante la internalización para reducir nuestra dependencia de proveedores de servicios externos”, explica Hans-Peter Brückmann, director del centro de servicios compartidos financieros Mitterteich en SCHOTT.

Para resolver el desafío, SCHOTT se propuso optimizar su flujo de trabajo de compra a pago, reemplazando los pasos manuales del proceso por la automatización. El objetivo final era lograr un procesamiento directo (STP) para la mayor cantidad posible de facturas, liberando a su equipo existente de profesionales de AP para que se concentraran en tareas de valor añadido.

 

Una solución de gestión de facturas de proveedores automatizada e integrada

Para SCHOTT, OpenText™ Vendor Invoice Management para soluciones SAP ofrecía una forma muy eficaz y fiable de procesar facturas con rapidez y escala. La solución, estrechamente integrada con SAP, automatiza el procesamiento desde la recepción hasta la contabilización.

Brückmann señala que “ya habíamos estado utilizando OpenText™ Archiving and Document Access para soluciones SAP durante varios años antes de nuestro proyecto de AP, y nuestras experiencias positivas con las soluciones y el soporte de OpenText en el pasado nos dieron la confianza de que Vendor Invoice Management sería una buena opción para SCHOTT”.

Trabajando en estrecha colaboración con OpenText, SCHOTT implementó y configuró la solución para respaldar su proceso de compra a pago: brindando mayor velocidad, transparencia y control a las actividades de AP en su centro de servicios compartidos. Al observar los impactos positivos en el negocio alemán de SCHOTT, decidieron implementar VIM en 20 países adicionales para ayudar a procesar facturas de manera más eficiente.

 “Al mismo tiempo que escalamos la solución Vendor Invoice Management, vimos una oportunidad de obtener más control, ahorrar costos y aumentar nuestra tasa de reconocimiento para la captura de datos mediante la implementación de OpenText™ Capture para soluciones SAP”, comenta Claudia Grosch, directora de procesos de aplicaciones financieras en SCHOTT.

Con OpenText Vendor Invoice Management y OpenText Capture en sus centros de servicios compartidos, SCHOTT puede procesar mayores volúmenes de facturas más rápido que nunca. Aproximadamente el 85% de los proveedores ahora comparten sus facturas en forma de documentos PDF, que se capturan y procesan mediante la automatización inteligente de las soluciones OpenText.

“En el pasado, el tiempo típico desde la recepción hasta el envío de una factura era de alrededor de cinco días; ahora, es de solo cinco minutos”, asegura Brückmann. “Al final del proceso de compra a pago, almacenamos una copia de los datos de la factura en OpenText Archiving and Document Access for SAP Solutions. Tener todos nuestros registros en una plataforma central y segura hace que las tareas de auditoría y cumplimiento sean muy sencillas”.

“Las soluciones OpenText nos brindan un flujo de trabajo ordenado y estructurado que facilita una comunicación más fluida entre nuestros equipos de compras y contabilidad”, añade Grosch. “A nuestros usuarios de AP les encanta la función de ingreso con un solo clic. Y para los gerentes, el seguimiento y los análisis integrados facilitan la tarea de garantizar que cumplimos con nuestros acuerdos de nivel de servicio con la empresa”.

De cara al futuro, SCHOTT está explorando oportunidades para ampliar el uso de OpenText Vendor Invoice Management más allá de las finanzas, ayudando a gestionar los pedidos de los clientes y las confirmaciones de pedidos. “Nuestro trabajo con OpenText nos ha ayudado a aumentar la eficiencia operativa en nuestros centros de servicios compartidos y a preparar a SCHOTT para un crecimiento continuo”, concluye Brückmann.

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OpenText, The Information Company™, permite a las organizaciones obtener información a través de soluciones de gestión de la información líderes en el mercado, impulsadas por OpenText Cloud Editions. OpenText potencia y protege la información para aumentar la ventaja competitiva de cada organización. Tras la reciente adquisición de Micro Focus, OpenText ofrece a los clientes una cartera ampliada de soluciones en contenido, red empresarial, experiencia digital, seguridad, análisis e IA, modernización de aplicaciones, gestión de operaciones y API para desarrolladores. Las soluciones de OpenText y su equipo de 25.000 expertos en gestión de la información en todo el mundo ayudan a los clientes a simplificar sus sistemas, conectar sus datos, construir una automatización sin fricciones y prosperar en un mundo multicloud. En julio 2023 OpenText ha lanzado "opentext.ai", un nuevo enfoque estratégico para impulsar a los clientes a resolver problemas complejos mediante la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) y Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) con el software de Gestión de la Información de OpenText.