Cinco pasos para evitar la sobrecarga de información en el ámbito laboral

La adopción del enfoque "digital-first" y el incremento en los canales de información han dado lugar a que individuos y empresas se enfrenten diariamente a un volumen masivo de datos e información. Según un estudio elaborado por OpenText™, el 34% de los españoles no puede desconectar del trabajo ya que están constantemente recibiendo información durante las 24 horas del día. Cuando esa información supera la capacidad de procesamiento de las organizaciones, se produce una sobrecarga de información, y es esa sobrecarga la que, según el mismo estudio, contribuye a que el 79% de los trabajadores sufra estrés diario.

Como señala Mario Montesinos, Global Head of Value Engineering en OpenText, “sin una estrategia clara para gestionar el volumen creciente de datos, las empresas se enfrentarán a un incremento de los costes operativos además de poner en riesgo la seguridad de los datos sensibles. Esta situación no solo dificulta la toma de decisiones y reduce la productividad, sino que inhibe la innovación al entorpecer la capacidad de los equipos para identificar oportunidades y desarrollar soluciones creativas”.

Si la gestión, el almacenamiento y, sobre todo, la protección de esa cantidad masiva de datos provenientes de diversas fuentes se convierte en un reto, ¿cómo se puede evitar esta sobrecarga a las empresas? OpenText revela cinco claves a seguir para evitar la sobrecarga de la información en el trabajo:

1. Clara definición de prioridades: en un entorno donde la información abunda, es crucial establecer los datos que se desean recopilar y almacenar antes de iniciar cualquier proceso de recolección. Esto garantiza que los esfuerzos se dirijan hacia la obtención de información realmente relevante.

2. Implementación de sistemas de filtrado y clasificación de datos: la adopción de herramientas especializadas en el filtrado y la categorización de datos optimiza el acceso a la información crítica. Estos sistemas permiten a las organizaciones concentrarse en la información importante, reduciendo al mínimo la duplicación y pérdida de datos.

3. Uso de herramientas de visualización de datos: las herramientas de visualización son fundamentales para facilitar la interpretación de datos clave, contribuyendo de esta forma a una toma de decisiones más informada y eficaz en el ámbito empresarial.

4. Adopción de tecnologías de automatización: la automatización de los procesos y flujos de trabajo permite simplificar operaciones y liberar a los empleados de tareas repetitivas. Esto les permite concentrarse en actividades de mayor valor estratégico para la empresa.

5. Capacitación en la gestión de la información: para mitigar el riesgo de sobrecarga de información, es esencial que los equipos de trabajo estén capacitados en la gestión eficiente de datos, asegurando su uso óptimo en beneficio de la organización.

“Al adoptar estas prácticas, las organizaciones no solo pueden reducir la sobrecarga de información, sino que también mejoran significativamente su capacidad de respuesta y agilidad en un entorno empresarial dinámico. Desde OpenText continuamos innovando y ofreciendo soluciones tecnológicas que permiten a las empresas gestionar sus datos de manera más eficiente, reducir la sobrecarga de información y mejorar sus operaciones globales”, concluye Montesinos.

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OpenText, The Information Company™, permite a las organizaciones obtener información a través de soluciones de gestión de la información líderes en el mercado, impulsadas por OpenText Cloud Editions. OpenText potencia y protege la información para aumentar la ventaja competitiva de cada organización. Tras la reciente adquisición de Micro Focus, OpenText ofrece a los clientes una cartera ampliada de soluciones en contenido, red empresarial, experiencia digital, seguridad, análisis e IA, modernización de aplicaciones, gestión de operaciones y API para desarrolladores. Las soluciones de OpenText y su equipo de 25.000 expertos en gestión de la información en todo el mundo ayudan a los clientes a simplificar sus sistemas, conectar sus datos, construir una automatización sin fricciones y prosperar en un mundo multicloud. En julio 2023 OpenText ha lanzado "opentext.ai", un nuevo enfoque estratégico para impulsar a los clientes a resolver problemas complejos mediante la aplicación de Inteligencia Artificial (IA) y Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) con el software de Gestión de la Información de OpenText.