Camden Council reduce costes y aumenta la eficiencia con Content Manager

Camden Council es uno de los distritos más prominentes de Londres, con una población de 235.000 personas que viven en un área de 22 kilómetros cuadrados al norte del centro de la ciudad. El distrito se dio cuenta de que estaba almacenando demasiados registros de papel antiguos. Miles de cajas de documentos, que iban desde contratos de arrendamiento hasta diagramas de planificación urbana, contratos e incluso una colección de 35.000 ilustraciones históricas, se apilaban en ocho oficinas. Más registros estaban situados en ubicaciones de almacenamiento externas gestionadas por cuatro proveedores, cada uno con sus propias tarifas y acuerdos de servicio.

Se utilizaron diversos sistemas para gestionar los registros del Consejo, lo que dificultaba que el personal localizara o buscara rápidamente los registros cuando fuera necesario. La cantidad de papel, los costos y los riesgos aumentan cada año porque no todas las esferas del Consejo siguen las políticas de retención y eliminan registros innecesarios. Además, el Consejo tenía una amplia gama de información electrónica en múltiples bases de datos en sus diferentes departamentos.

"La falta de procesos creó ineficiencias, con archivos desaparecidos, ya sea porque se habían colocado en el estante equivocado, o alguien los había tomado y no había un sistema de reserva", afirma Richard O'Brien, el gerente designado para dirigir el Proyecto de Reducción de Papel del Consejo. "También había montañas de papel almacenadas en todos los escritorios de las personas, y estos registros se almacenaban tanto en papel como electrónicamente, entonces, ¿cuál era el registro oficial del Consejo?"

Solución

El Consejo de Camden pasó a adoptar un sistema integral de gestión de documentos electrónicos (EDMS) basado en OpenText™ Content Manager para administrar sus registros físicos y electrónicos. A finales de 2016, este sistema contenía o rastreaba 6,15 millones de registros digitales y físicos.

El Consejo también migró sus datos de oficina cotidianos a Microsoft SharePoint. Esto le permitió alejarse de las unidades compartidas y crear estructuras y procedimientos para equipos en toda la organización, lo que a su vez apoyó una mejor colaboración interna. Además, la organización proporcionó portátiles con Skype a todos los miembros del personal que se mudaron como parte de su traslado a nuevas instalaciones. Esto ha permitido prácticas de trabajo más flexibles, incluido el hecho de que los miembros del personal puedan trabajar desde casa, y ha hecho posible que los equipos accedan a registros digitalizados desde cualquier lugar con conectividad a Internet.

"Estas herramientas han demostrado ser muy valiosas para lograr que los equipos 'dejen ir' su papel y comiencen a trabajar de una manera nueva", dice O'Brien. "Todo el mundo tiene un portátil y los equipos que usan Content Manager pueden acceder a su información desde cualquier lugar donde inicien sesión. Por lo tanto, no solo trabajan desde casa, son completamente ágiles".

Resultados

Camden Council ha disfrutado de varios beneficios operativos y financieros al pasar a su nuevo entorno de tecnología y administración de registros optimizado y potente. Al eliminar en lugar de reubicar la mayoría de sus registros en papel, el Consejo podría utilizar espacio en sus nuevos locales para oficinas e instalaciones comunitarias en lugar de almacenamiento de documentos.

El proceso permitió al Consejo reducir sus registros en papel en cerca del 80% y mantener el 7% de esos registros en sus instalaciones. Los registros restantes se mantienen con un proveedor de almacenamiento externo bajo un contrato de almacenamiento competitivo de 15 años que incluye servicios de escaneo bajo demanda.

El Consejo también ha reducido los costes al retirar los sistemas empresariales heredados, las bases de datos y los servidores asociados, ya que muchos departamentos se han trasladado a Content Manager. "Dentro de Housing, Building Control and Planning, por ejemplo, hemos logrado deshacernos de todos sus sistemas heredados exportando todos los registros a Content Manager", apunta O'Brien. "Ahora estamos administrando todo en un solo sistema".

La digitalización de los registros también ha permitido a los equipos del Consejo trabajar más rápidamente, reduciendo los costes internos y aumentando los niveles de servicio para los residentes. Por ejemplo, el equipo de pago de facturas estima que pasan un 20% menos de tiempo manejando consultas después de pasar de almacenar facturas físicas a escanearlas. El equipo puede sacar las facturas en la pantalla en lugar de encontrarlas en archivadores físicos o incluso en el sótano, si son de un año anterior.

El proceso de digitalización de los registros del Consejo ha permitido mejorar la seguridad en torno a documentos confidenciales. Además, el Consejo ha podido colocar más de 100.000 documentos en un estado legal protegido de "retención" en caso de que alguna vez sean necesarios para fines legales.

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