La gobernanza de la información requiere hablar el mismo idioma

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Dentro de una organización, es fácil introducir nuevos términos y conceptos. Cambiar el uso actual de un término es mucho más desafiante.

Cada organización tiene personas que han estado allí más tiempo del que la mayoría de nosotros hemos estado en la fuerza laboral. No solo saben cómo se hacen las cosas, saben cómo se llama todo. A menudo, esas etiquetas son contrarias a la forma en que otras partes de la organización se refieren a elementos similares. Otras veces, el mismo término puede referirse a algo completamente diferente.

Antes de que pueda establecer un programa adecuado de gobernanza de la información, todos deben hablar el mismo idioma. Definir lo que significa un "registro" puede ser en sí mismo un desafío. Si le preguntas a un administrador de registros de carrera, te dirán que todo es un registro. Pregúntele a un gerente de producción en una fábrica, le dirán que los registros se refieren a informes de producción y productividad. Hable con finanzas y ellos señalarán sus informes financieros.

La gente nunca califica sus declaraciones. No dicen "registros financieros". Simplemente dicen "registros". Otros elementos no son "registros" para ellos, incluso cuando lo son. Dejan caer el descriptor. Esto sucede en toda la organización. Todos en cada grupo saben lo que se está discutiendo sin el contexto agregado proporcionado por esos adjetivos eliminados.

Es importante tomarse el tiempo para llegar a un entendimiento común en toda la organización. Enumere los registros con los que trabaja la gente, incluidos los términos de calificación. Ponga esas definiciones en la política. Luego, asegúrese de que las políticas siempre utilicen los términos adecuados.

Consejos que nunca envejecen

Incluso las organizaciones más funcionales y capaces tienen desafíos con la terminología. Los términos evolucionan con el tiempo y reflejan un profundo conocimiento del negocio. Crear un lenguaje común no se trata de obligar a las personas a cambiar, se trata de reconocer esos significados sutiles antes de que surjan desacuerdos sobre lo que al final es una diferencia matizada.

Lo más importante es que todos en la organización deben saber cuándo y por qué deben usar un lenguaje preciso. El conocimiento de las diferencias en la terminología es la forma más segura de asegurarse de que las personas se detengan para agregar aclaraciones si las cosas no están claras de inmediato. Esa pausa ayuda a evitar situaciones en las que las personas deciden mantenerse firmes para defender un malentendido.

Una vez que hable el mismo idioma, las reuniones serán más fluidas y sus esfuerzos de gobernanza de la información progresarán mucho más rápido.

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